BAS Управління торгівлею

Определение правил продажи

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемые к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки)
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов)
• логистические условия (состав отгрузки, срок поставки)
• другие (организация, налогообложения, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и другие условия)

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры). Основная задача фиксации условий продажи в сделке - автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи. Индивидуальные условия продажи регистрируются с помощью индивидуальной сделки для конкретного клиента. Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основании данных типового соглашения с клиентом. В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения. Например, могут быть указаны организация, контрагент, состав, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продажи.

Прикладное решение контролирует соблюдение правил продажи: продажа с отклонением от установленных правил может быть осуществлен только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами. Согласование сделок осуществляется с помощью бизнес-процесса "Согласование сделок с клиентами".

Для отображения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо от того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии. Договор заключается между конкретной организацией предприятия и организации стороннего предприятия (контрагентом).

Установление цен

Прикладное решение позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и другие характеристики.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ установления цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе
• в виде произвольных формул

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. Для создания формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет разные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценками)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и в розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (в случае оформления индивидуальной сделки с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продажи (в случае оформления типового соглашения с клиентами)
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом
• в случае оформлении продаж с конкретного состава (магазина)

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством). Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-то сегмента необходимо предоставить в подарок иной товар. Скидка (наценка) может быть назначена по определенным сегментом номенклатуры, на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены для каждой ценовой группы.

В прикладном решении предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (по разовый объем продаж, за форму оплаты, по продаже и проч.). Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило общего применения скидок (наценок) внутри группы. Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением
• Максимум - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением
• Добавление - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равной сумме скидок или наценок
• Умножения - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно
• Вытеснение - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе

Допустимые значения ручных скидок для оформления продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или для конкретных клиентов (в соглашениях об условиях продаж). Ограничение ручных скидок (наценок) можно детализировать до ценовых групп. 

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Применение для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно и мелкооптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности "длинных" продаж, в системе предусмотрена возможность автоматизации всего процесса управления соглашением. Поддерживаются шаги бизнес-процесса, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованию стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Кроме того, реализовано упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением этапа. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов - регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых в течение жизненного цикла процесса. Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в процессе подготовки и выполнение продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречи, оформление заказа, счета, накладные, дополнительные файлы и тому подобное. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продаже.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки операций на этапах процессов продаж
• узкие места процессов (количество проигрышей и утраченный потенциал на этапах)
• вероятностный прогноз поступления денежных средств
• графическое (в виде диаграммы "воронка продаж") представление состояния процессов продаж
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал в разрезе этапов процессов продаж
• отклонения от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного осуществления. Итак, система автоматизирует и поддерживает не только стадию реализации, но и подготовку продаж.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первичного спроса клиентов. Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована у форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl
• Менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту
• Клиент посылает ответ, который фиксируется в виде коммерческого предложения, которое введено на основании исходного коммерческого предложения
• По результатам согласования менеджер указывает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Заказ является "центром управления" всеми последующими действиями его выполнения.

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и сообщает о текущем состоянии дел на заказ по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплаченный заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, по состоянию оплаты по заказу и по состоянию отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отображение состояния обеспечения заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых сделок, не позволяя отклоняться от них пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс "Согласование заказ". Система автоматически направляет уполномоченным пользователям задача на согласование заказ и утверждает его при условии наличия положительного решения ответственных за согласование людей.

Возможно включить обособленный учет себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность отдельного заказа.

Решение предоставляет возможность указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это позволяет планировать поступления выручки в разрезе дней, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузки клиентам со сроком задолженности, превышающей установленный лимит. В случае оформления отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит. Помимо планирования средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только после получения оплаты за этапом "Аванс", для начала отгрузки товаров на заказ, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата за этапом "Предоплата". Информация о заказе, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При формировании списка отгрузок учитываются даты отгрузок, указанные в заказах. Контроль выполнения распоряжений ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжения, чтобы отгруженное количество не превышало заказ. Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания, может быть использован такой короткий бизнес-процесс обработки заказа, если это необходимо .

Самообслуживания клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить такие действия:

• Посмотреть общую информацию по своему заказу
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. Во время подбора в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара
• Посмотреть состояние заказов
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки
• Зарегистрировать заявку на возвращение
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером
• Оформить акт разногласий при приемке товаров
• Зарегистрировать планы закупок товаров
• Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы "Интеркампани": товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций. В этой схеме работы согласно настроенных правил автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собрана информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентов. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформления заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентов, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Применение для управления продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. Для сети магазинов является возможность:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.)
• Установление количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов
• Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента
• Проведение анализа ассортимента

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать “BAS Управління торгівлею” в связке с решением "BAS Роздрібна торгівля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Роздрібна торгівля". Такая схема обеспечивает:

• В офисе - максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей
• В магазине - автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира

Продажи в магазине, автоматизированном с помощью "BAS Управління торгівлею"

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в "BAS Управління торгівлею". В этом случае можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрих-кодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т.д..

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции, касающиеся продажи товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены
• оформления чека
• прием оплаты от покупателя
• закрытия кассовой смены
• передача розничной выручки в кассу предприятия

Оплата чека может выполняться наличными или с использованием платежных карт. 

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены. После закрытия кассовой смены формируется документ "Отчет о розничных продажах". Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены сохраняется в информационной базе в виде архивных чеков.

После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка.

Автоматизирован процесс загрузки данных о эквайринговых операциях, реализованные отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей. Продажи с использованием платежных карт могут проводиться также и в торговле.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. Например, это могут быть небольшие магазины, торговые павильоны, ярмарочные места и т.д..

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. Предполагается, что в момент совершения продажи, эта продажа не регистрируется в программе. За завершением периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа "Отчет о розничных продажах".

В том случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров. Недостатки, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период после предыдущей инвентаризации. Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связаны с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание недостач товаров" и "Оприходование излишков товаров". Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки полученной от точки информацией о продаже товаров. С помощью различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в них. В розничной торговле можно использовать все те методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, применяются и для оптовых продаж.

Управление запасами

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов
• снижение потребности в оборотных средствах
• улучшение показателей оборота товаров
• снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров
• устранение избыточных запасов

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок..

Упрощенная поддержка запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе
• определение максимального и минимального объема запасов
• расчет среднедневного потребления товаров
• определение поставщика и условия работы с ним
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимое для поддержания запаса

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную или автоматически рассчитать на основании среднедневного потребления товаров..

Поддерживать запасы на складе при выборе упрощенного варианта управления запасами можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которые необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. Одновременно системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок "К заказу"). 

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. Рассчитанная величина заказа уменьшается на количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенная поддержка запасов на складе

Расширенная поддержка запасов на складе связана с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе
• определение максимального и минимального объема запасов
• определение способа и метода обеспечения потребностей
• выбор источника обеспечения потребностей
• расчет среднедневного потребления товаров
• определение поставщика и условия работы с ним
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки)
• формирование различных заказов (заказ поставщика, заказ на сбор, заказ на перемещение)

При расширенном варианте поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей
• методы обеспечения потребностей
• параметры поддержания запаса в соответствии с методами обеспечения потребностей
• сроки и графики поставок

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• Покупка у поставщика
• Перемещение с одного состава на другой
• Уборка/разборка

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – "Способы обеспечения потребностей", использование которого позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей в целях поддержки запасов на складе позволяет решить основную задачу – формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку. Когда запас товаров снижается до минимального количества, система будет рекомендовать к заказу количество, необходимое для пополнения до максимального запаса. Для поддержки запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержки запасов.

Поддержание запаса (min-max) – позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасом. Информация о минимальном и максимальном запасе указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Поддержание запаса (расчет по норме) позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается одновременно с расчетом минимального и максимального запасов.

Поддержание запаса (расчет по статистике) – позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых системой к заказу для поддержания запаса.

Количество товаров, которые необходимо заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех товаров. В то же время системой выдаются рекомендации к заказу только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок "К заказу" в рабочем месте "Формирование заказов по потребностям").

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения потребностей
• корректировка графиков поставки
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей
• определение источника обеспечения потребностей
• контроль количества товаров, которые уже обеспечены по заказу на отгрузку
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку
• формирование различных заказов

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• Метод обеспечения заказа под заказ позволяет обеспечить только количество, необходимое для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Этот метод минимизирует потребности в оборотных средствах и низкой вероятностью возникновения избыточных запасов
• Способ обеспечения потребностей – позволяет обеспечить потребности на заказ разными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сбор)

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в таких режимах:

• за счет запасов – при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса)
• независимо от поддержки запасов – при расчете количества товаров, необходимого для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование – предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место "Формирование заказов поставщикам по планам", использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое для заказа у поставщика
• определить состав и объем заказа поставщику
• определить поставщика, условия работы с ним (соглашение с поставщиком) и состав, который необходимо обеспечить
• сформировать заказ поставщикам на то количество товаров, которое необходимое для обеспечения планов закупок

Управление закупками

Для управления закупками предусмотрены разные возможности:

• подбор поставщиков товаров
• разные условия закупок
• поддержка разных схем приема товаров от поставщика
• разные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их выполнения
• корректировка и закрытие заказов поставщикам
• мониторинг цен поставщиков
• оформление поставки товаров
• составление графиков поставок и графиков платежей
• корректировка поступлений и возврат поставщикам

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения этой ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуре, которая зарегистрирована в информационной базе.

За каждым поставщиком можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с разными условиями

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно с опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.

Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения – "Соглашение об условиях закупок", использование которого разрешает:

• указать поставщика
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров)
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены)
• указать состав поставки товаров от поставщика и т.д.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Варианты приема товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена разными способами:

• оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной
• оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по фактическому приему товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если за ним оформлены заказы или прибыльные накладные
• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад производится в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад

Оформление заказов поставщикам

Для отображения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки покупаемых у поставщика товаров, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. "Заказ поставщику" – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.п.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, соглашения с клиентом. При оформлении заказа в рамках сделки автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.п.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится согласно дате оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров..

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется посредством статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.п.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отображать разные операции:

• Закупка товаров у поставщика
• Закупка товаров через подотчетное лицо
• Прием товаров на комиссию
• Закупка импортных товаров

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом "Поступления товаров и услуг".

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, сделки или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступление товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары оприходуются на склад только после оформления доходного ордера на товары.

Существует возможность в момент поступления товаров зафиксировать разногласия между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах..

После фиксации разногласий, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты с посторонней организацией или на другие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на другие доходы.

Управление складом

Реализован подробный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение разрешает:

• управлять остатками товаров в разных единицах измерения на множестве складов
• вести отдельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сбор товаров на складе
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.)
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, прочие)
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД
• оформлять операции сборки/разборки товаров
• резервировать товары

Организация складского хозяйства может быть разной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты…), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций по отгрузке и поступлению. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных предписаний. Технология работы склада может строиться полностью "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть: ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей) и упаковок товаров.

При этом возможно как справочное размещение за ячейками, когда указывается только, в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков за ячейками, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке..

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товаров по местам хранения при поступлении, сборке с мест хранения при отгрузке, перемещении и распаковке товаров. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, хранящихся и отгружаемых в упаковках разного размера, возможно автоматическое формирование задач на распаковку при дефиците упаковок меньшего размера..

В любой момент можно проконтролировать процесс сбора товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" предписаниями или процесс размещения поступившего товара..

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товаров, включающий формирование предписаний на инвентаризацию, выдачу предписаний на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете..

Поступление товаров

Для отображения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного состава.

Процесс поступления товаров на адресный склад можно представить в виде такой схемы.:

1. Прием товаров оформляется из ранее оформленных распоряжений: заказ поставщику, поступление товаров, возврат от клиента. В качестве распоряжения может также использовать соглашение с клиентом
2. Оформляются прибыльные ордера, и товар поступает в зону приемки
3. В зоне приемки осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением
4. По приходным ордерам формируются и распечатываются задачи на размещение
5. Товар размещается на складе в нужных коморах.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приемке товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями по отгрузке являются документы реализации. За ними автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещение, автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задачи на переупаковку товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Данные в расходном ордере автоматически корректируются в соответствии с фактически собранными товарами. Проверяется правильность состава отобранных товаров по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Для повышения эффективности работы по сборке товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе длительный, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

В программе предусмотрена возможность пересчитывать товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, нехватки товаров. На основании данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Другое движение товаров

В программе предусмотрена обработка, позволяющая распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнению перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки/разборки.

Данные о плановых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров..

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.

Для товаров можно вести учет по срокам хранения продуктов. К примеру, при поступлении товаров вида "Продукты" указывается срок хранения. При отгрузке товаров с разными сроками годности автоматически списываются товары в соответствии с установленной политикой учета серий по принципу FEFO. Программа будет предлагать списывать в первую очередь товары, в которых скоро истекают сроки годности (first expire first out).

Информацию о товарах со сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете.

Программа позволяет организовать учет остатков серий товаров. Серией для разных товаров могут выступать разные сущности: бобины кабеля, рулоны ткани, линолеума, производственные партии краски, серии микросхем и т.п. К примеру, при поступлении кабельной продукции указываются серийные номера бобин, на которых намотан кабель, и количество кабеля в метрах для каждой бобины. При оформлении отгрузки менеджер в зависимости от того, сколько метров кабеля необходимо клиенту, определяет номера тех бобин, которые можно отгрузить клиенту..

Также предусмотрен учет по конкретным серийным номерам товаров. Можно указать серийные номера при отгрузке товаров клиенту.

С помощью отчета "Движение серий товаров" можно получить информацию о том, в какой момент была зарегистрирована серия (серийный номер, серия, срок годности и т.д.) для конкретного товара, и когда была произведена отгрузка данной серии (товара с серийным номером , определенным сроком годности, номером бобины кабеля).

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля "Мобильное рабочее место кладовщика". Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320, і 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, перерасчет товаров – задание появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

В процессе выполнения задания программа последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить – отсканировать номер амбара, отсканировать товар в амбаре, отсканировать серию товара. Таким образом, обеспечивается последовательное выполнение всех операций. При этом может быть сконфигурирован удобный для пользователя порядок сканирования.

Для удобства работы – управление устройством может производиться не только с помощью сенсорного экрана, но и горячими клавишами, информацию о которых кладовщик все время видит на экране. Также используется цветная индикация для наглядности и ускорения работы..

Предусмотрена обработка ошибочных ситуаций. Например, ручной ввод штрихкода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями..

Доставка товаров может производиться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задачи на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Финансы

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплате заказов клиентов. При планировании поступления денежных средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расходы денежных средств планируются из предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. При расходовании средств может осуществляться контроль расходования средств в соответствии с ранее оформленными заявками на расход средств.

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт разных платежных систем.

Определение финансового результата

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списание партий при выбытии товаров по методу ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц
• FIFO (взвешенная оценка)
• FIFO (переменная оценка)

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не хранятся на складе, а числятся по подразделению, которое их сделало или закупило.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в направлении деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т.п.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающиеся на аналитику продаж.

Регистрация и учет других расходов производят в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, что обусловлено статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в пользовательском режиме. Например, дополнительные расходы на закупку или продажу могут относиться по соответствующему заказу, расходы на хранение – на склад и т.д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру затрат, с другой стороны, соотносить затраты с выручкой по тому же объекту аналитики..

Остальные затраты при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или, по настроенным правилам, списаны непосредственно на направления деятельности, они могут быть учтены как расходы прошлых и будущих периодов.

Финансовый результат определяется методом сопоставления расходов с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, включающий следующие направления:

• Учет выручки и себестоимости продаж
• Учет прочих доходов и расходов
• Распределение расходов на себестоимость товаров
• Распределение доходов и расходов по направлениям деятельности
• Учет финансовых результатов
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет "Управленческий баланс" дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться..

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и ссуд.

Функциональность программы позволяет:

• сохранять условия договоров ссуд, кредитов и депозитов
• вести графики фактических оплат и начислений
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре
• проводить план-фактный анализ платежей

Регламентированный учет согласно украинскому законодательству

В решении ведется учет НДС, акцизного налога по розничным продажам и Единого налога.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

• По первому событию
• По оплате
• По отгрузке

При выписке документов поставки продуктов, работ, услуг и остальных активов в подсистеме учета НДС регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрена автоматизированная выписка налоговых накладных с учетом суммы начисленных налоговых обязательств и номенклатурного состава поставок. Для ручного запуска автоматического формирования и проверки выписанных налоговых накладных реализовано специальное рабочее место.

Контролируется соответствие номенклатурного состава документов поставки и налоговых накладных. В случае обнаружения разногласий (оформление документа продажи по ранее полученному авансу, изменение ранее оформленного документа продажи) в автоматизированном режиме налоговые накладные могут быть изменены или к ним могут быть выписаны Приложения 2 (Расчеты корректировки).

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

При фиксации документов поступления регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрено специальное рабочее место для ответственного за регистрацию входящих налоговых документов. При поступлении входящего документа фиксируется информация о нем в информационной базе. На основании данных поставок автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, включая его товарную часть в разрезе НДС. Возможна автоматическая загрузка с FREDO Звіт.

Для целей выписки налоговых документов предусмотрен учет товаров в разрезе кодов УКТ ВЭД. Опционально возможен также учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.

Подсистема учета Единого налога предназначена для учета доходов и расходов плательщика Единого налога.

Доходы плательщика Единого налога, а также расходы плательщика Единого налога и НДС начисляются при регистрации входящих и исходящих платежных документов (поступление и списание безналичных и наличных ГК). Доходы и расходы классифицируются по статьям, соответствующим статьям Книги доходов (Книги доходов и расходов) плательщика Единого налога.

Формируются Книга доходов, Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Определяется перечень подакцизных продуктов по статьям Декларации акцизного налога. Формируется отчет "Розничные продажи подакцизных товаров", содержащий информацию для заполнения Декларации.

Реализована Интеграция с модулем электронного документооборота FREDO ДокМен, поддерживается выгрузка и загрузка счетов на оплату и накладных.

Совместная работа с бухгалтерскими программами

Прикладные решения "BAS Управління торгівлею" и "BAS Бухгалтерія" можно использовать для работы в совместном режиме. Одновременное использование двух программ предоставляет:

1. Повышение эффективности управления торговым предприятием
2. Консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета
3. Наличие в конфигурации "BAS Управління торгівлею" всех данных, необходимых для управления торговым предприятием
4. Наличие в конфигурации "BAS Бухгалтерія" всех данных, необходимых для регламентированного учета и составления отчетности
5. Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:

• бухгалтера работают в конфигурации "BAS Бухгалтерія"
• менеджеры работают в конфигурации "BAS Управління торгівлею"

Обмен данными между конфигурациями производится на уровне документов и справочной информации.

Документы и справочная информация могут создаваться в конфигурации "BAS Управління торгівлею" и мигрировать в конфигурацию "BAS Бухгалтерія". При передаче документов по конфигурации "BAS Управління торгівлею" в конфигурацию "BAS Бухгалтерія" не переносится информация, отраженная только в оперативном учете (например, информация об ордерах на товары), но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отображения документов в бухгалтерском и налоговом учете (счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами и т.п.). Возможна также и обратная миграция документов и справочников. К примеру, в конфигурации "BAS Бухгалтерія" вводится информация о платежах, и эта информация мигрирует в конфигурацию "BAS Управління торгівлею".

Из конфигурации "BAS Бухгалтерія" в конфигурацию "BAS Управління торгівлею" выгружаются документы, связанные с операциями движения наличных и безналичных денежных средств (доходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, банковские документы и др.), а также нормативно-справочная информация.