BAS Управління автотранспортом. Стандарт

Взаиморасчеты с контрагентами

Решаются следующие задачи:

• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги
• расчет стоимости предоставленных услуг
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров

Отличительная особенность программы – продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и контрактов контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и прочее..

В программе возможно:

• настроить зависимость величины тарифа от объема проделанной работы
• устанавливать фиксированные тарифы
• создавать сложные тарифы

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость предоставленных транспортных услуг в документе "Товарно-транспортная накладная", который может быть создан внутри путевого листа.

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с разной степенью детализации.

Кроме счетов и актов можно сформировать реестр предоставленных услуг.

Поддерживается выгрузка документов реализации в программу "BAS Бухгалтерія".

Учет доходов и расходов

Решаются задачи:

• учет прямых оперативных затрат на собственный транспорт
• гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов
• учет других расходов на автомобили

Прямые расходы определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/расходов, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по расходам можно получать в разных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

На основе работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Управление автопарком

Решаются основные задачи:

• ведение справочника транспортных средств
• учет документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия
• учет выработки ТС и оборудования

Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике "Транспортные средства и оборудование".

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по разным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработки в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет "Контроль сроков приближения ТО", а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей
• загружать и сохранять скан-копии документов в системе

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль обозначается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Учет путевых листов

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы разных видов:

• легкового автомобиля
• грузового автомобиля (повременный, сдельный)
• специального автомобиля
• междугородного автомобиля
• автобуса
• физического лица-предпринимателя
• рапорт о работе строительной машины

Все перечисленные печатные формы путевых листов унифицированы.

Выписка путевого листа производится как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативные и фактические расходы ГСМ и технических жидкостей (ТР) автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Наработка оборудования в моточасах
• Карта работы ТС
• Пробег ТС
• Выработка транспортных средств
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта)
• и другие отчеты

Учет ГСМ и технических жидкостей

Решаются следующие задачи:

• учет оборотов и расход топлива и ТР в разрезе каждого автомобиля
• учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе
• контроль и инвентаризация остатков ГСМ и технических жидкостей на ТС

Расчет нормативных и фактических расхода топлива

Для автомобилей можно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректирующих коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативных расходов топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• учет фактов сливов топлива
• возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей
• учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика
• возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам
• возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей

Полную картину по движению топлива и ТР можно проанализировать с помощью разных отчетов:

• Ведомость движения ГСМ
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС
• Заправки ГСМ
• Сравнение заправок по пластиковым картам

Учет ремонтов и агрегатов

Основные возможности:

• учет заявок на ремонт
• учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в посторонних автосервисах
• печать формы "Требование-накладная" из документа "Ремонтный лист"
• учет агрегатов
• учет фактов установки и замены шин, аккумуляторов и другой дополнительной комплектации

Программа позволяет подробно проанализировать информацию по всем будущим и выполненным ТО и ремонтам транспорта с помощью отчетов: "Планирование ТО", "График ТО".

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме "Учет агрегатов и другой комплектации автомобилей" производится учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и другой дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется в разрезе каждого автомобиля, а шин – еще и в разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, позволяющий быстро и наглядно, используя макеты ТС, совершать следующие операции:

• устанавливать, заменять, снимать шины
• проверять информацию о имеющихся на автомобиле шин

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены..

Учет ДТП и водительских штрафов

В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функциональность включает следующие возможности:

• учет и оформление документов о ДТП
• учет данных по причиненному ущербу ТС, по страховым выплатам
• ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД
• ведение рейтинга водителей-нарушителей

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сравнить суммы выплат страховых компаний с расходами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

Функциональность предоставляет следующие возможности:

• печать формы согласия для удержания штрафов по заработной плате
• хранение фотографий нарушений
• ведение рейтинга водителей-нарушителей
• ведение аналитики по видам нарушений ПДД

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителя-нарушителя, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Основные возможности:

• учет поступления и списания запчастей, топлив, технических жидкостей и расходных материалов на склад
• учет выдачи запчастей и расходных материалов
• внутреннее перемещение номенклатуры между составами
• списание товаров на автомобиль
• возможность проведения инвентаризаций
• контроль актуальных остатков товаров на складах

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью разных отчетов.

Учет работы водителей

Решаются основные задачи:

• учет выработки и рабочего времени водителей
• начисление заработной платы по путевым листам

Функциональные возможности позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.)
• формировать табеля учета рабочего времени

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе "Начисление зарплаты".

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в программу "BAS Бухгалтерія".