Работа с документами
"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любого типа. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлению КМУ "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах". Для карт документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.
Хранение и право доступа
В программе "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или типами документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.
Дополнительно к этому все данные информационной базы "BAS Документообіг КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, группам корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности..
Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализован отчет, позволяющий проверить назначенные права и разрешения во избежание предоставления незапланированного доступа к конференционной информации.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам..
Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков выполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Об обращениях граждан".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в посторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, где специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- работа с многосторонними договорами;
- учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль повернення переданих примірників документів за договором;
- расторжение договора.
Регистрация договоров производится с помощью регистрационной карты договора, которая имеет значительно расширенный список реквизитов по сравнению с другими типами документов, например реквизиты для хранения сроков действия договора, сумм, правил налогообложения и другие. Также карта договора включает табличную часть для ведения товарной спецификации договора..
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры, в которых истекают сроки действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Договоры, что разорваны".
Сканирование
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, среди прочего и многостраничное.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа может автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Электронная почта
Встроенная в "BAS Документообіг КОРП" внутренняя почта позволяет:
- Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
- Загружать входящие или внутренние документы по электронной почте.
- При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
- Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать среди прочего, и по текстовому содержанию писем.
- Кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит всплывающее в правом нижнем углу сообщение при поступлении новых писем. Если за письмом была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточки письма.
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой..
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "BAS Документообіг КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит перечень, редактируемых документов и перечень невыполненных задач, предусмотрена настройка "Рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы отдельного раздела.
"BAS Документообіг КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно с карты файла можно просмотреть список версий, удалить ненужные, изменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В "BAS Документообіг КОРП" кпользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетные данные, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону и к документу автоматически подключаются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "BAS Документообіг КОРП" всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карт документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании..
Печать регистрационных штампов документов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа..
Связи между документами
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с катерегацией на входящие, исходящие и внутренние документы.
Документы корреспондента
На отдельной вкладке карты корреспондента отображается история переписки с корреспондентом.
Переписка с корреспондентом
Для любого документа можно увидеть его связи, т.е.
Иерархия связей документа
Есть возможность вывести структуру связей документа в виде информативного отчета, где есть возможность дополнительного отбора по типу связей и глубине вложенности связей.
Структура связей документа
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица посторонних организаций.
Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.
Переадресация входных документов
В программе "BAS Документообіг КОРП" можно учитывать перенаправление входящих документов в посторонние организации, а также получение перенаправленных входных документов от посторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
