Аптека

Основні функціональні можливості галузевого рішення:

• Оформлення приходу лікарських засобів від контрагента на склади аптек, зокрема в ордерному (двохфазовому) режимі;
• Оформлення переміщення лікарських засобів між аптеками, внутрішніми складами аптек, у звичайному і в ордерному режимі;
• Оформлення повернень товарів від покупців (реалізовані механізми автоматичного створення необхідних документів у разі повернення "Не День у День") ;
• Оформлення документів інвентаризації лікарських засобів ("Інвентаризація товарів", "Списання товарів", "Оприбуткування товарів");
• Оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів безпосередньо в аптеках;
• Оформлення документів переміщення грошових коштів між аптеками, внутрішніми касами аптек, касами та аптеками підприємства;
• Оформлення чеків продажу, і після закінчення зміни зведеного звіту контрольно-касової машини (реєстратора розрахункових операцій (РРО), з урахуванням повернених товарів за зміну;
• Робота з еквайринговими системами, облік оплат товарів платіжними картами, облік договорів еквайрінгу й умови повернення/неповернення торговельної поступки еквайрером у разі повернення товарів
• Можливість використання процентних знижок за дисконтними картами (накопичувальні знижки), знижки з поділом по аптеках, знижки контрагентам, знижки на суму чека, знижки за часом дії, за кількістю товару, за видом оплати;
• Підтримка торгового обладнання: реєстратори розрахункових операцій (РРО), термінали збору даних, сканери штрих-кодів, вагове обладнання, дисплеї покупця, платіжні термінали, рідери магнітних карт.
• Облік торгових операцій у конфігурації "Аптека" ведеться в одній валюті — у гривнях.

Застосування галузевого рішення для автоматизації аптек, аптечних кіосків та мереж аптек дозволить істотно скоротити витрати та терміни введення системи в експлуатацію, у порівнянні з універсальними рішенями, завдяки реалізації в ньому основних бізнес-процесів, властивих успішним підприємствам цієї галузі.

Галузеве рішення "Аптека" акумулює в собі методичні рішення та найкращі практики підприємств роздрібної торгівлі, представлені в програмному продукті "Роздріб", та накопичений досвід компанії Рарус на ринку автоматизації аптек.

Функціональні можливості редакції 2.0

Під час розробки нової редакції програмного продукту "1С:Підприємство 8. Аптека", були враховані результати впровадження та експлуатації конфігурації на понад 200 підприємствах галузі, серед яких ТОВ "Маркет Універсал ЛТД" (Ужгород), мережа аптек ТОВ "Медікел Рут" (Миколаїв), ТОВ "Аптека 110"(Кам’янець-Подільський), ТОВ Українсько-Американське роздрібно-торгове підприємство "ШАНС-ДРАГСТОР" (Київ), аптека ФОП Золотар П.В. (Кривий Ріг) та інші.

Структура роздрібної мережі

Роздрібна мережа може складатися з будь-якої кількості аптек, у яких здійснюється роздрібний та оптовий продаж товарів медичного призначення. Кожна аптека, зі свого боку, може мати кілька складів, частина з яких використовується для зберігання товарів, інші — у якості торговельних залів. Торгові зали також можуть мати виділені з обліку відділи, представлені в програмі окремими складами. Роздрібні продажі в торгових залах аптек можуть оформлюватися на одному або декількох робочих місцях "ПЕРВОСТОЛЬНИК".

Описана вище структура мережі підтримується інформаційними базами, створеними на основі "Аптека". Програма надає можливість роботи в режимі розподілених інформаційних баз на двох рівнях: за аптеками й за робочими місцями "Первостольник".

• Розподілена інформаційна база (РІБ) за аптеками дозволяє встановити надійний обмін даними між аптеками з поділом документообігу. У головному вузлі розподілених інформаційних баз консолідується інформація щодо всіх аптек мережі.

• РІБ за робочими місцями надає користувачеві оптимізований за обсягом даних обмін між сервером аптеки й касової лінійкою, що забезпечує автономну роботу кас. Обмін даними може здійснюватися автоматично або ініціюватися користувачем.

Передбачені механізми адміністрування користувачів інформаційної бази віддалених вузлів розподіленої інформаційної бази з головного вузла конфігурації "Аптека".

Облік операцій по декількох організаціях

У конфігурації "Аптека", поряд з урахуванням у розрізі аптек , реалізовано облік у розрізі організацій, де кожен склад (торговий зал) може бути віднесений до певної організації.

У системі реалізовані механізми автоматичного визначення ставки ПДВ під час продажу товару зі складу аптеки. Система оподаткування зберігається окремо для кожної організації. У момент продажу товару торговий зал (склад) й організація автоматично визначаються номенклатурною групою, до якої належить товар. Це робить можливим оформлення продажів від імені кількох організацій, що використовують різні системи оподаткування.

Ведення довідника номенклатури

Програма дозволяє вести облік продажу товарів і послуг необмеженої кількості видів. Для кожного виду товарів може бути вказана деталізація ведення обліку складських запасів, а саме рівень номенклатурної позиції в ієрархії або ведення обліку з урахуванням чи без урахування її характеристик. Для кожного вида номенклатури може бути визначено окремий шаблон цінників і етикеток, необхідних для представлення товару в торговому залі.

У прикладному рішенні "Аптека" ведеться облік за серіями для лікарських засобів. Серійний облік лікарських засобів реалізовано на базі механізму характеристик. Для кожної облікової позиції надається можливість зберігати дані про артикул, одиниці виміру, набори упаковок, ставку ПДВ, країну походження товару. Передбачена можливість підбору одиниць вимірювання з КСПОВО (Класифікатор системи Позначення одиниць вимірювання та обліку). Користувач може ввести опис товару і зберегти його зображення, а також визначити види додаткових реквізитів і відомостей про товар, які потрібно зберігати в системі.

Ведеться окремий облік руху та продажу товарів, закуплених у постачальника, і наборів, зібраних безпосередньо в аптеці.

Рішення дозволяє вести облік аналогів лікарських засобів, що дозволяє знайти заміну відсутньому лікарському засобу або товару. Реалізовано механізм завантаження/вивантаження документів із зовнішнього файлу (формати txt, dbf, xls, mxl, exp, mmo).

У документах здійснюється контроль фальсифікованих препаратів, а також серій із вичерпаним терміном придатності.

Програма підтримує технологію штрихового кодування товару, надаючи користувачу можливість збереження інформації про код виробника або генерації внутрішнього штрихового коду як для штучного, так і вагового товару. Програма зберігає й розпізнає штрих-коди різних типів: CODE 128, CODE 39, EAN 128, EAN 13, EAN 8.

Управління ціноутворенням

У галузевому рішенні "Аптека" підтримуються різні способи управління роздрібними цінами в торговельній мережі. Центральний офіс мережі може призначати роздрібні ціни як для всієї мережі в цілому, так і для груп аптек або кожної аптеки окремо. На окремі групи номенклатури роздрібні ціни можуть також призначатися менеджером аптеки.

Під час введення інформації про надходження товару користувач може контролювати зміну ціни закупівлі товару і приймати рішення про призначення нової роздрібної ціни. Система надає зручний сервіс розрахунку ціни з урахуванням величини змін цін закупівлі.

Реалізовано відкладене застосування роздрібної ціни, коли можна застосувати призначені в офісі нові ціни для всієї або частини номенклатури в будь-який технологічно обумовлений момент часу.

Цінники й етикетки можна формувати і друкувати як із документа ціноутворення, так і зі спеціального інтерфейсу.

Галузеве рішення надає широкі можливості управління знижками зі встановленою роздрібною ціною в залежності від різних умов і ситуацій:

• кількості товару в чеку;
• суми чека;
• часу покупки;
• виду дисконтної карти покупця;
• особистих даних покупця;
• кількості купленого товару ;
• суми покупки;
• подарунку в разі покупки набору товарів і ін.

Умови надання знижки винесені в окремий довідник. Це дозволяє надавати знижку в разі одночасного виконання декількох різнорідних умов. Підтримуються накопичувальні схеми як із заміною, так і без заміни дисконтних карт покупця в разі перетину порогу накопичення, облік подарункових сертифікатів. Знижки розраховуються автоматично або за командою користувача.

Облік руху товарів

Конфігурація підтримує облік таких операцій із товарами:

• Замовлення постачальнику;
• Замовлення на переміщення;
• Надходження від постачальника;
• Збірка товарів;
• Реалізація в роздріб і дрібним оптом;
• Переміщення товарів між аптеками;
• Переміщення між складами однієї аптеки;
• Інвентаризація;
• Оприбуткування;
• Списання;
• Передача між організаціями.

Документи надходження й реалізації можуть оформлюватися з використанням ордерної схеми відповідно до налаштувань програми. Ордерна схема являє собою переміщення в буферний список товарів, необхідних до прийняття або відвантаження зі складу. Фактична ж операція з товарним залишком на складі проводиться документами "Витратний ордер на товари" або "Прибутковий ордер на товари". Переміщення між складами однієї аптеки виконуються з допомогою окремого документа "Ордер на переміщення".

Програма підтримує схему централізованого постачання роздрібної мережі зі складу керівної системи з допомогою документів "Замовлення на переміщення" й "Переміщення товарів". Переміщення між аптеками завжди виконуються за ордерною схемою для забезпечення правильних товарних залишків у кожній з аптек.

Надходження товару від постачальника оформлюється на основі накладної постачальника, що супроводжує поставку, або на підставі замовлення постачальнику. В останньому випадку користувачеві надається звіт щодо рівня відповідальності постачальника, у якому для кожного постачальника виводиться інформація про розбіжності під час поставки товару або несвоєчасність надходження товару.

Замовлення на переміщення й замовлення постачальнику можуть бути складені менеджером аптеки на основі аналізу продажів і залишків товару в торговому залі та на складах аптеки.

Реалізовано схеми автоматичного розподілу товарів по відділах аптеки: під час фактичного прийому товару оператор може розподілити поставку по відділах (складах) аптеки залежно від номенклатурної групи товару.

Конфігурація "Аптека" дозволяє проводити аналіз будь-яких складських операцій. Реєстрація повернень від покупця й повернення постачальнику, списання товару можуть проводитися із зазначенням причини виконаної дії. Звіт у розрізі аналітик господарських операцій надає користувачеві детальну інформацію про розміри і причини втрат під час ведення торгової діяльності.

Оформлення продажів

Галузеве рішення надає користувачеві спеціалізований інтерфейс робочого місця "Первостольник" для оформлення роздрібних продажів потоковим методом. Інтерфейс робочого місця "Первостольник" реалізовано в режимі звичайного застосування й адаптовано для використання на дисплеях невеликого розміру і для роботи з програмованою клавіатурою. Інтерфейс робочого місця "Первостольник" дозволяє обмежити можливості користувача тільки допустимими операціями відповідно до прийнятої на підприємстві технології ведення касових операцій. Конфігурація дозволяє "Первостольнику" реєструвати продаж товару на різні організації та друкувати чеки на відповідному організації фіскальному реєстраторі або принтері документів.

Підтримано операції повернення товарів від покупця протягом робочого дня й після закриття касової зміни. Під час повернення автоматично формується пакет необхідних документів.

Підтримується облік різних видів оплати: оплата готівкою, платіжною карткою, банківським кредитом і подарунковими сертифікатами. Розширено можливості обліку грошових коштів: Система дозволяє враховувати кошти, внесені в касу РРО для розміну, і часткову виїмку коштів із каси. Підтримується інкасування грошових коштів у банк з операційної каси аптеки.

Управління персоналом аптеки

У конфігурації "Аптека" підтримується планування й реєстрація фактичного робочого часу співробітників аптеки, а також оформлення продажів із зазначенням "Первостольнику", обслужити покупця. Це дозволяє контролювати працівників і застосовувати прозору систему мотивації персоналу.

Аналіз діяльності підприємства

У галузевому рішенні "Аптека" формується понад 30 видів аналітичних звітів із різним рівнем угруповання й детальними розшифровками за всіма видами операцій. Наприклад:

• Звіт із продажу, звіт із повернень;
• Товарний звіт;
• Звіт за мінімальними залишками;
• Звіт за чеками РРО;
• Роздрібний прайс-лист;
• Показники ефективності.

Представлені абсолютні значення показників за період, середні значення, динаміка показників із плином часу і відносні показники ефективності торгових операцій. Особливу увагу приділено аналізу продажів, як у розрізі товарних груп, так і груп покупців, оцінці ефективності застосовуваних знижок, розпродажів.

Робота з торговим обладнанням

Програма дозволяє працювати з реєстраторами розрахункових операцій (РРО), надаючи відповідно до законодавства всі необхідні звіти касової зміни, або з нефіскальними принтерами документів у разі ведення єдиного податку. Користувачеві надається можливість налаштовування шаблонів для друку чеків на підключених стрічкових принтерах.

Надається можливість приймати оплату за банківськими платіжними картками з допомогою еквайрингового терміналу.

Підтримується робота і з іншими видами використовуваного в роздрібній торгівлі обладнання: дисплеями покупців, зчитувачами магнітних карт, а також обладнанням для підтримки технології штрихового кодування: сканери штрих-кодів, термінали збору даних, принтери штрих-кодів і ваги з можливістю друку етикеток.

Інтеграція з зовнішніми інформаційними системами

Прикладне рішення реалізовано на платформі 1С:Підприємство 8.3. В конфігурації "Аптека" підтримується двосторонній обмін даними з конфігурацією "Управління торгівлею" редакції 3.1. У разі спільного використання "Управління торгівлею" виступає в ролі керваної системи, яка постачає в конфігурацію "Аптека " нормативно-довідкову інформацію. "Аптека" забезпечує оперативний облік операцій у роздрібних точках аптечної мережі.

Аптечна мережа може складатися з будь-якої кількості аптек. При взаємодії аптеки й центрального офісу всі дані по аптеці узагальнюються. Тобто в "Управління торгівлею" не передається інформація про переміщення товарів і грошових коштів всередині аптеки й детальна інформація про роздрібні продажі. Зовнішні операції за кожною аптекою, такі як прийом товару, продаж товару дрібним оптом, передача товару в іншу аптеку, результати проведеної інвентаризації на складах тощо — Передаються повністю. Роздрібні продажі згортаються у Звіти про роздрібні продажі з точністю до Каси РРО й передаються в "1С:Управління торгівлею".

Конфігурація "Аптека", встановлена ​​в магазинах, може обмінюватися даними з конфігурацією "Управління торгівлею" центрального офісу безпосередньо або через центральний вузол "Аптеки", який об’єднує кілька аптек. Така топологія мережі дозволяє зменшити навантаження на сервер центрального офісу й підвищити надійність поширення інформації через мережу з допомогою внутрішніх обмінів "Аптеки". У центральних вузлах "Аптеки" з’являється можливість контролювати товарні залишки в підлеглих аптеках і оперативно переміщати товари між аптеками.

Допомога під час роботи з конфігурацією

Система "1С:Підприємство 8" надає користувачеві довідкову інформацію щодо роботи з формами, застосування різних механізмів, налаштувань і режимів роботи програми.

Користувачі програми можуть безпосередньо під час роботи з програмою готувати і відправляти думки щодо використання програми до відділу технічної підтримки, а також отримувати та переглядати відповіді відділу технічної підтримки. Також користувачі можуть узяти участь в опитуванні користувачів програми, що проводиться в цілях вивчення проблем, що виникають у процесі експлуатації.

Автоматичне оновлення конфігурації

У галузеве рішення включено помічник оновлення конфігурації, який дозволяє отримати інформацію про останні оновлення, розміщені на сайті підтримки користувачів у мережі Інтернет, й автоматично встановити виявлені оновлення. Якщо файл оновлення вже отримано, то помічник дозволяє провести оновлення з використанням файлу постачання оновлення (.cfu) або файлу поставки конфігурації (.cf) з довільного локального або мережевого каталогу.

Основні переваги порівняно з редакцією 1.0:

• Розширено можливості ведення користувацької аналітики номенклатури ;

• Підтримуються різні схеми ціноутворення в аптечних мережах:

• централізоване, коли ціни в аптеках розраховуються в центральному офісі мережі;

• децентралізоване, коли ціни розраховуються в аптеках;

• змішане, коли ціни встановлюються в центральному офісі, але на окремі групи товарів ціни призначаються в аптеках;

• Розширено можливості надання знижок: знижки можуть надаватися в разі виконанні декількох різнорідних умов.

• Нова можливість налаштовувати автоматичний розподіл надходжень товарів на склади аптек і розподіл продажів товарів і послуг по організаціях підприємства;

• Робоче місце "Первостольник" (касира) стало ще зручніше:

• нова можливість автоматичного оформлення продажу від імені кількох організацій;

• оформити продаж можна натисненням однієї кнопки;

• всі операції "Первостольник" може виконувати з допомогою клавіатури без використання миші;

• для всіх команд є можливість налаштувати "гарячі клавіші";

• інтерфейс робочого місця оптимізований для дисплеїв різного розміру, а також для сенсорних дисплеїв ;

Редакція 2.0 може використовуватися в режимі тонкого клієнта або веб-клієнта. Виняток становить інтерфейс робочого місця "Первостольник", який не підтримує роботу в режимі веб-клієнта.

Функціональні можливості редакції 1.0

У галузевому рішенні "Аптека" ведеться облік за характеристиками номенклатури. На базі механізму характеристик реалізовано серійний облік лікарських засобів. Реалізовано можливість підключення зовнішніх друкованих форм для довідників "Контрагенти", "Номенклатура", "Фізичні особи".

У конфігураці і "Аптека" ведеться облік життєво необхідних і важливих лікарських засобів, обов’язкового аптечного асортименту і спеціалізованих груп, облік аналогів товарів, що дозволяє знайти заміну відсутньому лікарському засобу або товару. Реалізовано механізм завантаження/вивантаження документів із зовнішнього файлу (формати txt, dbf, xls, mxl). Підтримується підбір одиниць вимірювання з КСПОВО (Класифікатор системи позначення одиниць вимірювання та обліку). Реалізовано контроль серій із вичерпаним терміном придатності.

Інформаційні бази, створені на основ і "Аптека", мають можливість роботи в режимі розподілених інформаційних баз (РІБ) з чітким поділом документообігу по аптеках, де в головному вузлі РІБ консолідується інформація по всіх аптеках мережі. Передбачені механізми автоматичного ініціювання обміну.

​​Передбачені механізми адміністрування користувачів інформаційної бази віддалених вузлів РІБ із головного вузла конфігурації адміністратором системи, наприклад, у головному вузлі РІБ, адміністратор системи може створити (редагувати, призначати ролі, інтерфейси, скидати пароль) користувача інформаційної бази віддаленого вузла, а так само мати доступ до актуальної інформації про налаштування користувачів ІБ, які виконані в режимі конфігуратора (або в режимі користувача) безпосередньо у вузлах РІБ.

Поряд з обліком багатьох аптек, реалізований багатофірмовий облік, де кожна аптека (торговий зал) може бути віднесена до певної організації.

Галузеве рішення може використовувати ордерні схеми переміщення, реалізації та надходження товарів на склади аптеки. Ордерна схема являє собою переміщення в буферний список товарів, необхідних до прийняття або відвантаження зі складу аптеки, фактична ж операція з товарним залишком на складі проводиться видатковими або прибутковим ордером.

У системі реалізовано можливість контролю максимальної й мінімальної націнки в разі встановлення цін на товари для кожного магазина в окремо, що забезпечує відповідність цін в інформаційній базі й цінників у торгових залах аптеки. Є можливість роботи з типами цін номенклатури, які в разі використання керівної системи можуть виступати в ролі рекомендованих цін до роздрібної торгівлі, але бути скоригованими для роздрібного продажу в залежності від географічного положення роздрібної точки (присутність аналогічних товарів за нижчими цінам в організаціях-конкурентах, що знаходяться в безпосередній близькості до аптеки). Також реалізовані механізми створення макетів цінників і етикеток та їх друку з будь-яких видів "товарних" документів. Передбачена робота з торговим обладнанням, між іншим і з реєстраторами розрахункових операцій (РРО). Реалізована можливість виведення інформації на дисплей покупця при роботі з РРО.

Інтеграція з зовнішніми інформаційними системами

Поряд із РІБ галузеве рішення може автоматично обмінюватися інформацією з керівною інформаційною системою(back-office) у дуплексному режимі. У якості керівної системи для конфігурації "Аптека" може використовуватися конфігурація "Управління торгівлею" редакції 2.3. або "Управління торговим підприємством", редакція 1.2

У керівній системі можна створити необмежену кількість вузлів конфігурації "Аптека ", які в зі свого боку можуть бути головними вузлами розподіленої інформаційної бази.

На торгових підприємствах, що здійснюють роздрібну торгівлю й мають потребу ведення бухгалтерського обліку, конфігурації "Аптека" і "Бухгалтерія" можна використовувати для роботи в спільному режимі. Конфігурація "Аптека" надає дані для конфігурації "Бухгалтерія", яка виступає в ролі облікової системи.

Конфігурація переведена на платформу 8.3. Додана можливість обміну з конфігураціями на платформі 8.3.