Управління торговим підприємством

Функціональні можливості

 

Ведення обліку діяльності декількох організацій

За допомогою прикладного рішення можна автоматизувати кілька організацій, при цьому в ролі окремих організацій можуть виступати індивідуальні підприємці. Облік по кожній організації можна вести в окремій інформаційній базі. У той же час є можливість обліку декількох організацій в загальній інформаційній базі. Це дозволяє використовувати єдиний інформаційний простір для всієї групи компаній.

Програма забезпечує паралельне ведення двох видів обліку — оперативного управлінського та регламентованого. Управлінський облік ведеться по підприємству в цілому, а регламентований облік ведеться окремо для кожної організації (юридичної особи або індивідуального підприємця). Управлінський облік по підприємству може вестися в будь-якій обраній валюті, бухгалтерський і податковий облік ведеться в національній валюті. Регламентована звітність для кожної організації формується роздільно.

Управління торговельною діяльністю

Управління продажами

Прикладне рішення Управління торговим підприємством забезпечує наскрізну автоматизацію процесу продажів товарів на підприємстві в оптовій і роздрібній торгівлі. Підсистема включає засоби планування і контролю продажів, дозволяє вирішувати завдання управління замовленнями покупців. Підтримуються різні схеми продажів зі складу і під замовлення, в кредит або по передоплаті, товарів, прийнятих на комісію та їх передача на реалізацію комісіонеру тощо.

Планування продажів

Підсистема призначена для планування:

• обсягів продажів у натуральному і вартісному виразі, серед іншого і на підставі даних про продажі за попередні періоди, поточні складські залишки і отримані на плановий період замовлення;
• відпускних цін, серед іншого і на підставі інформації про поточні ціни компанії і конкурентів;
• собівартості продажів, з урахуванням інформації про ціни постачальників.

Планування продажів може вестися як по підприємству в цілому, так і по підрозділах або групах підрозділів, для окремих товарів і товарних груп, для певних категорій покупців (по регіонах, видах діяльності тощо). Підсистема забезпечує консолідацію окремих планів у зведений план продажів підприємства. Для контролю виконання розроблених планів у системі передбачені розвинені засоби порівняльного аналізу даних про заплановані і фактичні продажі.

Планування може вестися з деталізацією в часі від дня до року, що дозволяє:

• переходити від стратегічних планів до оперативних і зберігати при цьому інформацію про показники, що встановлені на кожному етапі планування;
• вести планування як з урахуванням, так і без урахування сезонних коливань попиту.

Управління замовленнями покупців і внутрішніми замовленнями

Програма дозволяє розміщувати замовлення покупців відповідно до прийнятих на підприємстві стратегії виконання замовлень і схем роботи (робота зі складу, під замовлення).

Аналогічно обробляються внутрішні замовлення від підрозділів на переміщення на окремий склад або для використання в підрозділі (списання на витрати підрозділу).

Всі етапи проходження замовлення і його коригування фіксуються в системі відповідними документами. Менеджер може в будь-який момент:

• отримати повну інформацію про хід виконання замовлення;
• відслідковувати історію взаємин із клієнтами та постачальниками;
• оцінювати ефективність і надійність роботи з контрагентами.

За допомогою аналітичних звітів, вбудованих в програму, менеджер може отримувати інформацію про оплату замовлень покупців, про наявність резерву під заказ на складах, про розподіл замовлень по постачальниках.

Роздрібна торгівля

Роздрібна торгівля може здійснюватися з будь-якого зі складів: оптового, роздрібного або неавтоматизованої роздрібної точки. Облік товарів в неавтоматизованих роздрібних точках може вестися з усією аналітикою по фіксованих роздрібних цінах або без урахування кількості і номенклатури ("сумовий облік"). Облік товарів на роздрібних складах ведеться в продажних цінах.

Підтримується підключення торгового устаткування, наприклад, реєстратори розрахункових операцій (РРО), сканери штрих-коду, дисплеї покупця, електронні ваги.

Система дозволяє проводити оцінку вартісних запасів у роздрібних цінах, порівнювати обсяги і прибутковість продажів в різних магазинах (роздрібних точках), контролювати правильність надходження виторгу від магазинів.

Ціноутворення

Підсистема ціноутворення дозволяє визначати і реалізовувати цінову політику підприємства відповідно до наявних аналітичних даних про попит і пропозицію на ринку.

Основні функціональні можливості підсистеми:

• побудова різних схем формування цін і знижок;контроль дотримання співробітниками підприємства встановленої цінової політики;
• зберігання інформації про ціни конкурентів;
• зберігання інформації про ціни постачальників, автоматичне оновлення закупівельних цін по документам приходу;
• зіставлення відпускних цін підприємства з цінами постачальників і конкурентів.

Управління закупівлями

Підсистема дозволяє своєчасно приймати рішення про поповнення запасів, а також оптимізує процеси взаємодії з постачальниками. У числі можливостей, що надає підсистема:

• оперативне планування закупівель на підставі планів продажів і невиконаних замовлень покупців;
• оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• реєстрація та аналіз виконання додаткових умов по договорах з фіксованими номенклатурними позиціями, обсягами і термінами поставок;
• підтримка різних схем приймання товарів від постачальників, зокрема приймання на реалізацію і отримання давальницької сировини і матеріалів;
• оформлення невідфактурованих поставок з використанням складських ордерів;
• аналіз потреб складу в товарах;
• наскрізний аналіз і встановлення взаємозв'язків між замовленнями клієнтів і замовленнями постачальникам;
• аналіз наслідків, до яких може призвести невиконання замовлень постачальниками (до зриву якого клієнтського замовлення може привести недопостачання товарів або матеріалів);
• планування закупівель з урахуванням прогнозованого рівня складських запасів і зарезервованих товарів на складах;
• складання графіків поставок і графіків платежів.

Управління відносинами з покупцями і постачальниками (CRM)

Торговельні підприємства потребують системи управління відносинами з клієнтами, що дозволяє зберігати і аналізувати різноманітну інформацію про клієнтів, відслідковувати всі стадії відносин з ними, аналізувати прибутковість в цілому і по кожному клієнту, регіону, ринку і групі товарів.

Функціональні можливості підсистеми дозволяють управляти відносинами з покупцями, постачальниками, суміжниками і будь-якими іншими контрагентами. Підсистема "Управління відносинами з покупцями і постачальниками" дозволяє підприємству:

• здійснювати зберігання повної контактної інформації по контрагентах і їхніх співробітниках, а також історії взаємодії з ними;
• реєструвати умови доставки товарів, надійність, терміни виконання замовлень, номенклатуру і ціни товарів та матеріалів;
• автоматично сповіщати користувачів про майбутні контакти з контрагентами, нагадувати про дні народження контактних осіб;
• планувати свій робочий час і контролювати робочі плани своїх підлеглих;
• аналізувати незавершені і планувати майбутні угоди з покупцями і потенційними клієнтами;
• використовувати персоніфікований підхід до потреб і вимог кожного клієнта;
• реєструвати кожне звернення потенційного покупця і аналізувати рівень залучення клієнтів;
• оперативно контролювати стан запланованих контактів і операцій;проводити інтегрований ABC та XYZ-аналіз відносин з клієнтами;
• проводити аналіз причин зриву виконання замовлень покупців і обсягів закритих замовлень;
• аналізувати і оцінювати ефективність рекламних і маркетингових акцій за результатами звернень клієнтів.

Сегментування покупців з використанням інтегрованого ABC та XYZ-аналізу дозволяє автоматично розділити клієнтів:

• на класи залежно від частки клієнта у витогу або прибутку компанії: важливі (А-клас), середньої важливості (B-клас), низької важливості (С-клас);
• по статусах: потенційний, разовий, постійний, втрачений;
• по регулярності закупівель: стабільні (X-клас), нерегулярні (Y-клас), епізодичні (Z-клас).

Результати такого аналізу допомагають оптимально розподілити зусилля і організувати роботу співробітників, відповідальних за продажі і обслуговування клієнтів.

Складський облік

Використання підсистеми управління складом (запасами) дозволяє ефективно організувати складське господарство.

У системі реалізований детальний оперативний облік матеріалів, продукції і товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів на підприємстві. Всі складські операції фіксуються за допомогою відповідних документів. Підсистема дозволяє:

• здійснювати управління залишками ТМЦ в різних одиницях виміру на будь-якій кількості складів;
• вести роздільний облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію, зворотної тари;
• здійснювати контроль і облік серій і термінів придатності;
• задавати довільні характеристики партії (колір, розмір тощо) і вести партійний облік у розрізі складів;
• комплектувати і розкомплектовувати номенклатурні позиції;
• здійснювати функції ордерного обліку і резервування ТМЦ.

Доступна інформація про стан складських запасів в будь-яких аналітичних розрізах з високою деталізацією, наприклад до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити і т.д.). Передбачена можливість отримання вартісних оцінок складських запасів за собівартістю, можливість розрахунку потенційного обсягу продажів у відпускних цінах.

Засоби статистичного контролю запасів дозволяють оцінити "привабливість" кожного виробу по його частці в обороті або прибутку підприємства (ABC-аналіз), стабільність продажів (XYZ-аналіз), виявити товар, що погано продається, за такими критеріями, як середній термін зберігання, витрати за період і коефіцієнт оборотності.

Облік виробництва

Для автоматизації обліку виробництва реалізований набір форм введення інформації і засобів автоматичного заповнення для мінімізації витрат часу користувача при відображенні подій діяльності. Наприклад, у системі передбачено зберігання виробничих специфікацій номенклатури. При випуску продукції список матеріалів / напівфабрикатів до списання може бути автоматично заповнений з актуальної основної специфікації для продукції, що випускається.

У конфігурації автоматизовано розрахунок собівартості продукції і послуг, що випускаються основним і допоміжним виробництвом, облік переробки давальницької сировини.

Є можливість вести відокремлений облік виробництва продукції під кожне замовлення покупця. У цьому випадку система дозволяє визначити прибутковість угоди в по кожному замовленню окремо. Протягом місяця облік випущеної готової продукції ведеться за плановою собівартістю. В кінці місяця розраховується фактична собівартість випущеної продукції і наданих послуг.

Для складних технологічних процесів, що передбачають проміжні стадії з випуском напівфабрикатів, підтримується складський облік напівфабрикатів і автоматичний розрахунок їх собівартості. Для загальновиробничих витрат реалізована можливість їх розподілу відповідно до показників нормальної потужності, відповідно до НСБО 16 "Витрати".

При списанні непрямих витрат можливе застосування різних методів розподілу по номенклатурних групах продукції (послуг). Для непрямих витрат можливі наступні бази розподілу: обсяг випуску, планова собівартість, оплата праці, матеріальні витрати, виторг, прямі витрати, окремі статті прямих витрат.

Для аналізу виробничої діяльності передбачено 2 набору звітів: для аналізу виробничих показників з точки зору управлінського обліку і з точки зору регламентованого обліку.

Управління грошовими потоками підприємства

Для ефективного управління грошовими потоками фінансова чи казначейська служба має інструменти для складання плану руху грошових коштів та виконання план-фактного аналізу. Джерелом даних для автоматичного заповнення плану руху грошових коштів служать:

• суми фактичних надходжень і платежів ДС;
• плани руху грошових коштів (за іншими сценаріями, за інший період та ін.);
• фактичні обсяги продажів і закупівель;
• плани продажів і закупівель;
• суми дебіторської та кредиторської заборгованості;
• неоплачені замовлення покупців і замовлення постачальникам;
• заборгованість по заробітній платі.

У прикладному рішенні передбачено інструменти складання платіжного календаря для своєчасного виявлення і виключення касових розривів.

Відділи можуть формувати заявки на витрачання грошових коштів на підставі сформованих замовлень постачальникам, що дозволяє забезпечити наскрізний аналіз планованих оплат.

Фінансовий відділ може планувати забезпечення затверджених заявок на витрачання грошових коштів як шляхом резервування наявних коштів на розрахункових рахунках, так і за рахунок очікуваних вхідних платежів. Платіжні доручення і касові ордери можуть вводитися на підставі заявок на витрачання коштів, що підвищує платіжну дисципліну на підприємстві.

Управління взаєморозрахунками

Підсистема вирішує задачі, що пред'являються до обліку взаєморозрахунків з клієнтами. Підсистема дозволяє аналізувати зміну заборгованості в часі і оперує двома видами заборгованості: фактичною і прогнозованою (відкладеною). Фактична заборгованість пов'язана з операціями розрахунку і моментами передачі прав власності. Відкладена заборгованість виникає при відображенні в системі таких подій, як замовлення на поставку або передачу товарів на комісію, заявка на отримання грошових коштів та інших аналогічних.

Основне призначення підсистеми взаєморозрахунків:

• фіксація виникнення заборгованості контрагента перед компанією і компанії перед контрагентом;
• підтримка різних методик обліку заборгованості для різних контрагентів
• за довгостроковими договорами;
• за окремими рахунками (замовленнями);
• за розрахунковими документами (накладними, документами оплати);
• аналіз поточного стану заборгованості і історії її зміни.

Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами

Підсистема "Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами" дозволяє автоматизувати операції по роботі з підзвітними особами: видача грошових коштів, оформлення авансових звітів.

Управління персоналом і розрахунок зарплати

Підсистема призначена для інформаційної підтримки кадрової політики компанії та автоматизації розрахунків з персоналом.

Розрахунок заробітної плати та кадровий облік реалізовані в єдиному інтерфейсі, що ідеально підходить для випадку, коли на підприємстві одні й ті ж співробітники виконують завдання ведення кадрового документообігу та розрахунку заробітної плати.

Для підприємств, де кадрова служба відділена від розраховувачів заробітної плати, особливо затребувана буде панель функцій, яка містить окремі сторінки для кадрового обліку та розрахунку заробітної плати.

З метою спрощення роботи з підсистемами кадрового облік і розрахунку заробітної плати реалізовано максимальне використання даних кадрового обліку при розрахунку заробітної плати.

Кадровий облік і аналіз кадрового складу

Для цілей кадрового обліку прикладне рішення передбачає зберігання не тільки особистих даних працівників підприємства, але й службової інформації. До останньої належать: підрозділ, де значиться працівник, його посада, службові телефони та інша контактна інформація.

Реєструється і просування працівника на підприємстві: приймання на роботу, службові переміщення, відпустки, звільнення. Підтримується співпраця з працівниками на умовах укладання договору цивільно-правового характеру (ЦПХ).

Облік стажу роботи в організації ведеться автоматично в розрізі видів стажу. Всі документи, що виконують будь-які розрахунки в залежності від стажу, автоматично визначають тривалість стажу від дати прийому в організацію. Крім того, реалізовано розрахунок пільгових видів стажу та облік стажу до приймання на роботу в організацію.

Для аналізу кадрового складу підприємства за інформацією про працівників будуються різноманітні звіти. Серед них списки працівників організації, рух кадрів організації, статистика кадрів організації та інші.

Управління торговим підприємством підтримує ведення штатного розкладу організацій з можливістю вказівки різних видів тарифних ставок, довільної кількості надбавок, додаткової інформації про штатні одиниці. За штатним розкладом формується аналітична звітність.

У програмі автоматизовано кадрове діловодство, включно з заповненням уніфікованих друкованих форм: трудовий договір, приймання на роботу (форма П-1), кадрові переміщення працівників, табелів обліку використання робочого часу (форма П-5), накази про надання відпустки працівникам (форма П- 3), звільнення з організації (форма П-4).

На підставі кадрових даних будується уніфікована форма П-2 "Особова картка".

Прикладне рішення підтримує ведення військового обліку. У програмі формуються всі необхідні відомості для подання у військкомати.

Розрахунок заробітної плати

Реалізована наступна функціональність для розрахунку заробітної плати і розрахунку податків і зборів відповідно до актуального стану українського законодавства:

• облік використання робочого часу та друк табелів;
• нарахування зарплати працівникам підприємства по окладу, за почасовим тарифом, оплати за тимчасове сумісництво і заміщення, оплати за договорами цивільно-правового характеру (ЦПХ), інші нарахування і утримання з можливістю вказати спосіб відображення в обліку окремо для кожного виду нарахування;
• нарахування лікарняних, відпускних та інших нарахувань з автоматичним розрахунком середнього заробітку;
• ведення взаєморозрахунків з працівниками аж до виплати зарплати і перерахування зарплати на карткові рахунки працівників;
• депонування;
• вирахування регламентованих законодавством податків і внесків, оподатковуваною базою яких служить заробітна плата працівників організацій;
• формування відповідних звітів (по ПДФО, ЄСВ та інші);
• відображення заробітної плати в бухгалтерському обліку та відображення витрат в управлінському обліку для цілей управлінського аналізу витрат підприємства.

При виконанні розрахунків враховується наявність на підприємстві:

• інвалідів;
• пенсіонерів;
• шахтарів;
• податкових нерезидентів.

Основні "розрахункові" документи забезпечені засобами автоматичного заповнення і розрахунку. Наприклад, автоматичне заповнення табличних частин документів на розрахунок відпустки, табличних частин розрахунку заробітної плати.

Автоматизовано процес виправлення помилок розрахункових документів минулого періоду. У разі введення виправлення система автоматично сторнує невірні записи минулого періоду.

Передбачено автоматичне заповнення довідки про доходи співробітника в різних формах для надання в різні організації, наприклад для розрахунку пенсії, отримання субсидії або кредиту.

Крім проведення масових розрахунків заробітної плати Управління торговим підприємством містить у складі звітності основні уніфіковані форми по обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, що дозволяють одержати інформацію за будь-який розрахунковий період:

• розрахункові листки;
• розрахунково-платіжні відомості (Форми П-6, П-7, довільна динамічна форма);
• платіжні відомості для отримання грошей через касу;
• видаткові касові ордери;
• зведення по нарахуваннях і утриманнях тощо.

Результати розрахунків можуть бути представлені у вигляді аналітичних звітів, наочних графіків і діаграм, наприклад, звіти для аналізу нарахувань і утримань працівників організацій за довільний період можна формувати як у вигляді докладної розрахункової відомості, з можливістю виведення не тільки сум нарахувань, а й оплаченого часу, так і у вигляді згорнутої форми без аналітики по працівникам.

Є можливість аналізу стану взаєморозрахунків з працівниками організацій з точністю до співробітника, місяця нарахування і рахунка обліку заборгованості, тощо.

Регламентована звітність, вирахування регламентованих податків

Управління торговим підприємством забезпечує обчислення регламентованих законодавством податків з фонду оплати праці і зборів: єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, податку на доходи фізичних осіб і військового збору.

Звіт "Звід відрахувань у фонди" містить докладну інформацію по розрахованих відрахуваннях, ставками і базам, за якими вони були розраховані.

За результатами обліку доходів, сум обчислених податків і внесків формується регламентована звітність з ПДФО, ЄСВ, звітність до ФСС, звітність до органів статистики. Перелік регламентованих звітів в Управління торговим підприємством збігається зі списком в "Бухгалтерія". 

Бухгалтерський і податковий облік

Управління торговим підприємством містить в собі функціональність конфігурації "Бухгалтерія"  і забезпечує вирішення завдань, що стоять перед бухгалтерською службою підприємства з ведення обліку відповідно до вимог українського законодавства. Управлінський і регламентований облік ведеться паралельно. При введенні первинних документів в системі, користувач вказує окремо готовність документа до відбиття в оперативному управлінському обліку і в регламентованому обліку. На малюнку показані поля для управління відображенням операції в бухгалтерському і управлінському обліку.

При знятті ознаки відображення в бухгалтерському обліку, в табличних частинах приховуються "бухгалтерські колонки". Це спрощує інтерфейс для користувачів – не бухгалтерів. Після включення ознаки відображення в бухгалтерському обліку, система пропонує заповнити рахунки бухгалтерського обліку автоматично, відповідно до налаштувань облікової політики, що обрані бухгалтером. Таким чином, досягається істотна економія часу бухгалтера: залишається тільки перевірити правильність заповнення документа і внести уточнення в разі проведення специфічної операції.

Аналіз результатів діяльності підприємства

Моніторинг та аналіз діяльності підприємства в Конфігурації Управління торговим підприємством містить потужну і гнучку систему звітів, яка дозволяє оперативно аналізувати і безперервно контролювати практично всі аспекти діяльності підприємства. У числі основних можливостей системи:

• Лінійні, ієрархічні та крос-звіти;
• Підтримка групування;
• Розшифровка окремих елементів звіту (drill-down).

Інформацію можна отримати в будь-яких розрізах з необхідною деталізацією. Користувач може самостійно обирати (набудовувати) рівень деталізації, параметри групування і критерії відбору даних у звітах у відповідності зі специфікою завдань, що вирішуються. Такі індивідуальні налаштування (фактично створені користувачем спеціалізовані звіти) можуть бути збережені для подальшого використання.

Рапорт керівникові

Рапорт — механізм регулярного формування та доведення до керівництва інформації про поточний стан справ на підприємстві. При цьому не потрібно складати запити і навіть запускати "1С:Підприємство".

Налаштований один раз, механізм "Рапорт керівникові" далі може відповідно до заданого регламенту — наприклад, кожен день о 19:30 або кожні 15 хвилин протягом дня — автоматично публікувати на внутрішньому сайті підприємства або відправляти по заданих адресах електронної пошти звіт, в якому різнопланова інформація про діяльність підприємства сконцентрована в зручному і наочному для керівника вигляді.

У звіті наводиться оперативний аналіз даних за різними показниками діяльності підприємства за обсягом продажів, дебіторською та кредиторською заборгованістю, рухом грошових коштів у розрізі статей тощо. Перелік показників можна налаштувати індивідуально для кожного з керівників різних служб компанії.

Для зручності аналізу в звіті передбачено графічне відображення даних: графіки порівняння фактичних показників із запланованими або з такими ж показниками за минулі періоди.

Монітор ефективності

Монітор забезпечує оперативну оцінку чільних показників діяльності (англ. Key Performance Indicators, KPI) виконавчим керівництвом компанії.

Звіт дозволяє:

• охопити весь бізнес "єдиним поглядом";
• своєчасно виявити відхилення від плану, негативну динаміку, точки зростання;
• уточнити надану інформацію, формуючи звіти-розшифровки;
• використовувати комплект показників ефективності, що постачається в складі демонстраційної бази;
• швидко розробляти нові показники ефективності;
• налаштувати декілька варіантів звіту за видами діяльності або по ділянках відповідальності керівників компанії.

Структура оборотних коштів

Звіт дозволяє фінансовому директору проаналізувати динаміку зміни основних статей оборотних коштів.

Сервісні можливості

Інтегровані засоби роботи з електронною поштою

У конфігурацію вбудовано засоби роботи з електронною поштою, які дозволяють значно підвищити оперативність роботи, в першу чергу підрозділів, відповідальних за роботу із клієнтами та постачальниками, збут, закупівлі і маркетинг. Поштовий клієнт має звичний інтерфейс і зручний в роботі. Серед можливостей по роботі з поштою:

• реєстрація кореспонденції, призначення виконавців і контроль виконання;
• ведення історії переписки по кожному контрагенту;
• створення як індивідуальних, так і "публічних" (групових) поштових адрес і розмежування доступу до них для різних груп користувачів;
• імпорт контактної інформації з поширених поштових клієнтів;
• автоматична відправка листів по настанню запланованих подій (наприклад, нагадування про оплату);
• організація розсилок електронних листів.

Побудова територіально розподілених систем

В "1С:Підприємство 8" реалізовано механізм управління розподіленими інформаційними базами, який забезпечує роботу єдиного прикладного рішення (конфігурації) з територіально рознесеними базами даних, об'єднаними у багаторівневу ієрархічну структуру.

Це дає змогу будувати на основі конфігурації Управління торговим підприємством рішення для підприємств мережевої або холдингової структури, що дозволяють ефективно управляти бізнесом і бачити картину "в цілому" з необхідною для прийняття рішень оперативністю.

Інші сервісні можливості

• Повнотекстовий пошук даних — пошук довільного тексту по всіх об'єктах, конфігурації (документах, довідниках тощо). Пошук виконується з урахуванням морфології російської, української та англійської мов;
• Завантаження курсів валют з Інтернету;
• Підготовка і відправка листів у відділ технічної підтримки;
• Автоматична перевірка і встановлення оновлень Управління торговим підприємством через Інтернет.